Les entreprises sont désireuses d’améliorer leur efficacité, en particulier leur rentabilité. À l’heure où les coûts de main-d’œuvre et d’organisation sont de plus en plus importants que les coûts de matières premières, acheter au prix le plus bas ne suffit plus. Il est maintenant absolument nécessaire d’optimiser toutes les procédures organisationnelles de l’entreprise. Cela ne peut être réalisé qu’en introduisant une « épine dorsale informatique » dans la structure: c’est le logiciel PGI ou ERP. Ce logiciel est chargé d’éliminer les erreurs et les gaspillages.
ERP ou PGI: Qu’est-ce que c’est?
Le PGI (Integrated Management Software), aussi appelé l’ERP (Enterprise Resource Planning), est un système d’information qui gère et contrôle au quotidien l’ensemble des données et des services opérationnels d’une société. En effet, il provient d’un unique éditeur. Si un module est concerné, les informations de tous les autres modules associés sont mises à jour en temps réel. C’est un système qui permet de garantir le secteur d’audit: il serait plus facile de détecter et d’analyser la source de chacune des informations. Ce logiciel erp peut protéger l’ensemble du SI (système d’information) de l’entreprise, sauf si cette dernière préfère seulement d’installer que quelques modules du PGI. Ainsi, il assure principalement l’unicité des informations qui y se trouvent, car au sens logique, l’ERP n’a qu’une réelle base de données.
Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP ou PGI?
Le logiciel ERP représente un outil de gestion qui permet d’assurer les différentes fonctionnalités:
1. La gestion commerciale: qui inclut la gestion des stocks de A à Z (les articles sont catégorisés à leur valorisation commerciale), les ventes (avec la gestion des accords clients, les avoirs, les tarifs multidevises…), les achats et le sourcing;
2. La gestion de production: qui implique les nomenclatures (lots, traçabilité, déclinaisons, les numéros de série…), la chaîne de production, le suivi de la fabrication et la planification, le calcul des besoins nets (à partir du regroupement des commandes, de la prévision et de la visualisation);
3. La comptabilité: grâce à cette fonctionnalité, le PGI assurera la comptabilité générale et auxiliaire, la comptabilité analytique, la gestion des paiements, et les différents outils permettant d’anticiper et de simplifier les contrôles comptables et les déclarations.
4. Le reporting et le business intelligence: le reporting assurera de réaliser les analyses ciblées sur les divers angles à partir d’une importante quantité de filtres, et le business intelligence offre donc la possibilité d’établir des exports personnalisés et des tableaux de bord;
5. Le Product Info Management (PIM): concerne les photos et les documents liés aux produits, la diffusion omnicanale, les caractéristiques des différents produits en ligne (catégorie, marque, gamme…);
6. Le commerce omnicanal: cet outil permet de contrôler les fonctions omnicanales, le back-office des divers sites e-commerce, et la gestion des points de vente;
7. Le Marketing et CRM: qui assure les campagnes marketing (SMS et email), la force de vente, la prospection et la relation client;
8. WMS (logistique et stock): qui regroupe la gestion de l’entreposage et les entrepôts, le paramétrage produit, le contrôle du transport concernant la vente et l’achat, le pilotage et le contrôle, les retours et les inventaires, le suivi de la réception…
ERP ou PGI: Quelles sont ses avantages?
L’ERP apporte beaucoup d'avantages aux entreprises. Il peut être adapté à tout type d’entreprise selon ses besoins spécifiques.
- Le PGI augmente la productivité et le temps: en protégeant l’ensemble des services d’une entreprise depuis le stock jusqu’à la vente, le PGI est une structure qui garantit une performance supérieure des méthodes de communication afin de minimiser la marge d’erreur. Néanmoins, les erreurs organisationnelles pourraient fortement affecter la gestion de comptabilité, la compétitivité et la rentabilité de l’entreprise. Pour cela, il faut une meilleure coordination et interaction entre les divers services permettant de gagner un peu plus de productivité et de temps;
- Le PGI standardise les processus et les informations: un logiciel de gestion est conçu pour centraliser et standardiser l’ensemble du système d’information de l’entreprise. Ainsi, des différents modèles fonctionnels sont rassemblés dans une seule base de données garantissant : la mise à jour au temps réel, l’unicité des informations de l’entité, l’excellente coordination entre les processus, et l’échange des données à temps réel;
- Le PGI est un outil d’aide à la décision: les solutions logicielles et analytiques sont un réel outil qui vous donne une vision générale de toutes les différentes étapes du processus de gestion. Cet outil d’aide à la décision est très efficace pour les managers;
- Le PGI sécurise les données: le logiciel ERP d’entreprise fonctionne via un cloud en ligne avec des systèmes de sécurité au point le plus élevé. Ainsi, les données essentielles disponibles sont totalement sécurisées. Aussi, il est possible d’optimiser l’accès et le paramétrage des informations spécifiques selon ses besoins.